Hoe ontwerp je een goede beheeromgeving?

Geschreven door Johan Langendoen.

johan@dwvd.nl
06 51 20 95 03

De wereld telt talloze prachtige apps die soepel werken. Neem de Bunq app. Je bank, je pinpas en je portemonnee in één. Dat werkt gewoon echt lekker. Of Moneybird, een boekhoudpakket waardoor je bijna plezier krijgt in je financiële zaken.

Ik vraag me af waarom je toch zo vaak geconfronteerd wordt met slechte systemen. Vooral tijdens je werk moet je jezelf regelmatig door de meest pre-historische interfaces worstelen. Wat gaat hier fout? Waarom voelen veel B2B-interfaces zo achterhaald? Hoe kan het dat mensen hier genoegen mee nemen? En.. niet onbelangrijk: hoe kan dit beter?

screen-shot-exact
Een voorbeeld van hoe het niet moet

Zoals je begrijpt kunnen wij natuurlijk niet stilzwijgend toe blijven kijken. Huilen aan de zijlijn is niet echt ons ding. Gelukkig wordt De Wortel van Drie regelmatig gevraagd om zulke beheeromgevingen een nieuw leven in te blazen. Ik deel mijn ervaring hierin graag met jullie.

First things first: wat is een beheeromgeving?

Je vraagt je misschien af wat ik ‘een beheeromgeving’ noem. Dat vraag ik mezelf ook af. Het is een containerbegrip. Maar denk aan de achterkant van een systeem dat duidelijk alleen ontworpen is voor functie. Een interface om van A naar B te komen. Bijvoorbeeld een ‘mijn dossier’ van energieleveranciers. Of een applicatie waarin een organisatie access levels van medewerkers beheert. Eigenlijk applicaties in de oude zin van het woord.

Pijn aan je ogen is niet het probleem

Laten we beginnen met de grootste misvatting. Bij ons op kantoor wordt vaak gezegd ‘Arghh, dit doet toch pijn aan je ogen!?’ Buitenstaanders zullen denken dat wij daarbij doelen op dat het lelijk is. Niets is minder waar. Esthetiek is niet het probleem.

bij 99% zit het probleem niet in de looks, maar in hoe de interface werkt.

Denk aan een systeem waar je verdwaald raakt in een doolhof van menu’s en knoppen. Waar de kopjes gekke namen hebben als ‘MandaatID of switchbrief’ (voorbeelden uit de ‘mijn dossier’ omgeving van Greenchoice’). Waarbij de hiërarchie onduidelijk is en de call to action ontbreekt.

8 do’s and don’ts voor developers en designers die aan slag willen met een beheeromgeving:

1. Breng het proces in kaart

Kijk naar het hele plaatje. Vaak is de beheeromgeving maar een klein element in een groter spel. Probeer dit spel in kaart te brengen. Hoe zien de stappen voor en na het gebruik van de interface eruit? Wie neemt deze stappen? Welke woorden gebruikt die persoon? Hoe frequent gebruikt hij/zij de interface?

2. Durf te kiezen voor het belangrijkste user scenario

Vaak is er een heel legio aan functies die je kunt faciliteren in de beheeromgeving. Wees hierop kritisch. Maak keuzes in wat je toevoegt. Begin met de stappen die de gebruiker het vaakst zal doen, of het meest op zit te wachten. Bouw daarop voort.

3. Abstraheer niet te veel en doe niet te interessant

Zodra je teveel nadenkt over complexe vraagstukken, kun je je wellicht ook afvragen of het leven wel nut heeft. Doe dit niet. Vat niet te veel samen. Cluster niet onnodig. Bedenk geen moeilijke termen die de lading (volgens jou) echt goed dekken maar waarvan de gemiddelde gebruiker zijn wenkbrauwen optrekt.
Gebruik alleen woorden die de gebruiker kent. Noem een deur een deur, in plaats van een toegangsbarrière. Voeg niet drie schermen samen tot één scherm dat je vervolgens ‘oplossingen’ noemt. Waarschijnlijk zijn de drie losse schermen duidelijker en effectiever. Digitale omgevingen zijn geen parkeerplaats aan de gracht. Je hebt de ruimte. Neem die ook. Doe niet moeilijk als het ook makkelijk kan.

4. Gebruik bekende interacties

Gebruik interactie elementen waar gebruikers bekend mee zijn. Je hoeft het wiel niet uit te vinden. Het gebruik van bestaande interacties is misschien minder sexy of spannend, maar een beheeromgeving is een functionele tool. Gebruikers willen in de meeste gevallen snel van A naar B. Geen poespas. Kijk af hoe bekende apps (facebook, whatsapp, gmail etc.) uitdagingen tackelen. Volg hun ontwerp-patronen.

5. Denk niet in organisaties maar in personen

Het is een rooky mistake; je klant zien als organisatie. Uiteindelijk ontwerp je voor mensen, niet voor organisaties. Breng de persoon waarvoor je ontwerpt in kaart. Ga na wat hem bezighoudt. Waar zit hij/zij op te wachten? Hoe gedraagt die zich? Leest die de krant of Blendle? Gebruikt deze persoon Internet Explorer of Google Chrome?

6. Maak accounts voor op gebruikersniveau

Voorkom dat jouw gebruikers wachtwoorden met elkaar gaan delen. Dat een hele organisatie hetzelfde wachtwoord gebruikt. Dat teams één e-mailadres gebruiken voor inloggen. Zorg voor een degelijk systeem. Het is handig als je kunt traceren welke actie welke gebruiker precies gedaan heeft.

7. Maak onderscheid tussen rechten en behoeften

Er is een essentieel verschil tussen wat iemand niet mág zien, en iets waarvan jij denkt dat de gebruiker er geen behoefte aan heeft. Ga uit van het principe dat iedereen alles mag zien. Scherm alleen informatie af als dit echt noodzakelijk is. Maak het systeem transparant, maar met een duidelijke call to action. Rangschik minder belangrijke informatie in visuele hierarchy.

8. Make it responsive!

Denk vanaf moment één in dynamische schermen. Maak een slimme keuze voor mobile-first of desktop-first. Baseer dat niet op gut feeling, maar kijk gewoon naar wat je gebruikers doen (of het liefst; gaan doen).

alle artikelen

app laten ontwikkelen?

Neem geheel vrijblijvend contact op voor een prijsindicatie of afspraak.